Личный кабинет Новости Клиенты Партнеры Поддержка О компании

+7 (495) 539-23-09

VisitorControl
система заказа разовых пропусков
и регистрации посетителей

Заявки на пропуск

Функционал VisitorControl Модули VisitorControl

Система VisitorControl позволяет автоматизировать классические процессы подачи бумажных заявок и списков в бюро пропусков, на основании которых посетителям уже может быть выдан пропуск для прохода на территорию.

При помощи VisitorControl любой уполномоченный пользователь может прямо со своего рабочего места (через web-интерфейс, см. архитектура системы >>) создать заявку на пропуск посетителя. Все такие заявки при необходимости проходят процедуру электронного согласования, либо сразу попадают в бюро пропусков.

Типовыми полями заявки на пропуск являются:

  • ФИО посетителя,
  • Организация посетителя,
  • Цель посещения,
  • Дата или период посещения,
  • Часы посещения,
  • Автомобиль (номер, марка, цвет),
  • Материальные ценности (на внос / вынос),
  • Документ, на основании которого выдается пропуск (серия, номер),
  • И другие.

Все поля настраиваются, могут быть скрыты при отсутствии необходимости, сделаны обязательными или не обязательными к заполнению пользователями.

Наиболее распространенные роли пользователей, отвечающие за заказ пропусков, реализуемые с помощью VisitorControl:

  • «Заявитель». Сотрудник, обладающий данной ролью, имеет возможность оформить пропуск для своего гостя. Ему доступен исключительно свой персональный справочник посетителей, и он не может видеть посетителей своих коллег (в отличие, например, от сотрудника службы безопасности).

    Данная модель наиболее применима в компаниях, занимающих здание целиком (или довольно большую его часть), практически не используется в бизнес-центрах.
  • «Секретарь подразделения / компании». В отличие от простого Заявителя, пользователь в роли Секретарь имеет возможность указать в качестве принимающего лица любого сотрудника своего структурного подразделения / компании. Секретарю доступен для просмотра полный справочник посетителей в его подразделение / компанию, а в некоторых случаях ему предоставляют и право ведения справочника сотрудников своего подразделения / компании.

    Данная модель максимально приближена к процессу подачи списков посетителей на день или период от каждой компании-арендатора в бизнес-центрах, хотя довольно часто встречается и в крупных государственных и коммерческих организациях.

Согласование заявок на пропуск

Основное программное ядро VisitorControl

При необходимости система также позволяет организовать процесс согласования (утверждения / визирования) предварительных заявок на пропуск. Автоматизированное согласование заявок существенно экономит время сотрудников (секретарей, курьеров и т.п.), которые ранее собирали «живые» подписи.

Маршрут согласования можно настроить по-разному. Например, сотрудники создают заявки на пропуск, которые направляются на согласование непосредственным руководителям (то есть для каждого подразделения заявки согласовывает свой руководитель).

Другой вариант: заявки на пропуск для каждого подразделения создает ответственный сотрудник (секретарь), а затем все заявки направляются на согласование одному уполномоченному лицу, например, сотруднику службы безопасности.

Если требуется более сложное согласование, то возможна доработка системы под конкретные требования заказчика. Пример реализованного сложного согласования: заявка на пропуск отправляется на согласование трем согласующим: проход посетителя подтверждает руководитель подразделения приглашающего сотрудника, внос материальных ценностей – уполномоченный сотрудник от хозяйственной службы, въезд автомашины посетителя на охраняемую территорию – третье ответственное лицо. Эти три согласования проходят параллельно. После получения трех положительных виз заявка отправляется к ответственному сотруднику службы безопасности, который согласовывает все заявки по компании. А уже от него заявка уходит на ресепшен.

Уведомления по e-mail

Основное программное ядро VisitorControl

Каждый пользователь системы может настроить в своем интерфейсе события, по которым он хочет получать уведомления, в т.ч.:

  • Уведомление о поступлении заявки на согласование,
  • Уведомление об отказе / согласовании заявки.
 

Использование мобильного приложения

Основное программное ядро VisitorControl

Оформление заявок на разовый пропуск и согласование заявок всех типов возможно не только через web-интерфейс, но и через мобильное приложение (iOS, Android).

  !    Модуль VisitorControl работы с мобильными приложениями
 

ВАЖНО: Предварительный заказ пропусков предполагает наличие достаточно большого количества пользователей системы (заявителей) - от нескольких десятков до нескольких тысяч. Технология системы такова, что нет необходимости устанавливать программное обеспечение на каждое рабочее место – достаточно наличия любого веб-браузера (Chrome, Internet Explorer, FireFox, Opera, Safari и др).

Другой важный момент заключается в том, что не всегда существует возможность объединить в единую сеть пользователей, формирующих заявки на пропуск. Особенно это характерно для бизнес-центров (подробнее о решении для бизнес-центра >>), где каждый арендатор печется о своей информационной безопасности. Опять таки технология системы, в отличие от конкурентных продуктов, позволяет разместить ее на сервере, доступном из Интернета, или даже встроить в официальный сайт.

 

Далее: Регистрация посетителя >>

Copyright © 2004-2017 «Инсайрес» г.Москва, ул. Гримау 10,  тел: +7 (495) 539-23-09,  email: info@insyres.ru